SV Haslou

Materialen / huur gymzaal

Beste begeleiders, coördinatoren, trainers en aanspreekpunten

Het nieuwe seizoen is weer van start gegaan en de meesten van jullie hebben al weer één of meerdere trainingen of oefenwedstrijd achter de rug.

Als bestuur hebben we na het zomerreces ook weer de draad opgepakt en willen we een aantal afspraken en besluiten die zijn genomen in de afgelopen periode met jullie delen met het verzoek conform deze afspraken te gaan handelen en acteren.

1. Materialen ten behoeve van het team en/of de trainingen.

    Via diverse kanalen ontvangen we verzoeken voor kleding, materialen voor trainingen of andere kleine benodigdheden. Afgelopen week hebben we als bestuur een principe besluit genomen dat we in de vergadering van september één vast aanspreekpunt binnen het bestuur willen benoemen als aanspreekpunt voor oa. deze zaken. De naam van deze persoon zullen we na het besluit met jullie delen. Tot die tijd willen we jullie wel verzoeken om alvast voor jouw team kort te inventariseren of er nog materialen, kleding of andere kleine benodigdheden zijn die ontbreken. Zet de ontbrekende zaken op onderstaand formulier en stuur dit terug naar lars.muyrers@home.nl .

    Op basis van de totale inventarisatie zullen we vervolgens kijken wat er ontbreekt en of zaken moeten worden aangeschaft of herverdeeld. Jullie opgave willen we graag uiterlijk vrijdag 7 september binnen hebben.

    Voor de jeugdteams is reeds geregeld dat Paul van Golde aanspreekpunt is. Hij heeft de afgelopen periode de teams voorzien van de gevraagde spullen. Dit zou dus geregeld moeten zijn. Mochten er toch nog zaken zijn die nodig zijn kunnen jullie het formulier ook gewoon gebruiken en toesturen aan hetzelfde mailadres.

    Mocht de omvang van de totale aan te schaffen materialen en spullen niet op voorrad zijn en aanschaf dusdanig duur zijn dat we ons budget gaan overschrijden dan zullen we hierover met betreffende teams in overleg gaan.

    Formulier openen in Excel door dubbel click op onderstaande icoon. Gegevens invullen, formulier opslaan en toesturen als bijlage per mail en/of uitprinten en geven aan contactpersoon bestuur.


    Open formulier


    2. Gebruik / huur van gymzalen in gemeente Stein.

      Afgelopen jaar zijn we als club diverse malen geconfronteerd met facturen van de gemeente Stein voor het huren van gymzalen. Lang niet altijd was traceerbaar voor de penningmeester wie de zaal had gehuurd en of hierover overleg was geweest met en/of toestemming was gegeven vanuit het bestuur. Om soortgelijke situaties te voorkomen hebben we in overleg met de gemeente besloten dat de huur van gymzalen bij de gemeente Stein alleen nog maar kan worden afgesproken door één vast aanspreekpunt. Dit aanspreekpunt namens Haslou is Lars Muyrers. Hij zal op basis van jullie verzoek de reservering plaatsen en/of nagaan of een gymzaal beschikbaar is en dit terugkoppelen aan de aanvrager. Er is in het bestuur besloten dat de huur van gymzalen eerst geaccordeerd dient te worden door het bestuur. We streven naar het maximaal benutten van onze kunstgrasvelden en zullen aanvragen in dit daglicht bekijken.

      Middels onderstaand formulier kunnen jullie de huur van een gymzaal aanvragen. Dit formulier zal binnenkort ook via een link op de site komen te staan. Zodra de aanvraag is goedgekeurd en de zaal gereserveerd is ontvang je een bevestiging. Bij niet beschikbaar zijn of vragen rondom het verzoek nemen we contact op om verder af te stemmen.

      Open formulier

      3. Sleutelbeleid kleedlokalen en doucheruimten

        Nu we al meer dan een jaar in het nieuwe complex zitten kunnen we het net ophalen van alle zaken die we nog willen verbeteren. Helaas moeten we nog steeds constateren dat niet iedereen zo omgaat met de kleedruimtes, douches en toiletten alsof het hun eigen spullen zijn. Nog maar al te vaak moeten we vernielde zaken repareren, ruimtes extra laten poetsen door vrijwilligers of mensen aanspreken op hun gedrag.

        In overleg met de nieuwe kantinebeheerder hebben we als één van de beheersmaatregelen afgesproken dat we de uitgifte van sleutels voor kleedruimtes voor team en scheidsrechters via de kantinebeheerder gaan laten lopen. Wat willen we bereiken?

        • Kleedlokalen zijn gesloten als teams niet bezig met trainingen en of het kleedlokaal niet in gebruik is.
        • De sleutel kan worden opgehaald bij de kantinebeheerder. Alvorens de sleutel wordt meegegeven dient men het meenemen van de sleutel in te schrijven in een klapper die ter plaatse ligt. Hierbij wordt de naam gevraagd, de naam van de club, welke ruimte het betreft en het tijdstip van uitgifte.
        • Controleer bij betreden van de kleedruimte even of alles in orde is. Is er rommel, is het niet netjes achtergelaten door vorige gebruiker en of zie je zaken die niet horen meldt dat dan direct bij de kantinebeheerder en noteer het in het opmerkingveld van het sleutelregister.
        • Tijdens een wedstrijd of training kan de sleutel bij de trainer/ begeleider blijven. Sluit de ruimte af als niemand er is. Op deze manier voorkomen we dat mensen ongezien in kleedruimtes spullen kunnen weghalen en/of spelende kinderen in de kleedlokalen rondhangen.
        • Na de training/ wedstrijd dient het lokaal door de trainer/begeleider kort geïnspecteerd te worden om te controleren of alles netjes is achtergelaten en de doucheruimtes middels de aanwezige trekker zijn opgeruimd.
        • De sleutel kan bij de kantinebeheerder worden ingeleverd en tijdstip retour wordt genoteerd in de klapper.

        Bovenstaande maatregelen vragen dus van jullie als trainer/begeleider, en hiermee vertegenwoordiger van de club Haslou, een extra inspanning zodat we een verbeterstap kunnen maken in het netjes houden van onze accommodatie. We rekenen hierbij op jullie medewerking.

        Met ingang van 2 september willen we bovenstaande methode van sleuteluitgifte laten ingaan.

        Bij wedstrijden zal de tegenpartij conform dezelfde werkwijze de sleutel kunnen ontvangen. Van de wedstrijdsecretaris en man van dienst wordt gevraagd om dit de gasten mede te delen bij ontvangst. Naast deze communicatie bij ontvangst vragen we van de eigen trainers/begeleiders dat zij mede toezien op het handelen en acteren van de gasten. Bij het constateren van onvolkomenheden is het verzoek mensen direct aan te spreken en ook melding te maken bij de wedstrijdsecretaris of man van dienst. Hij kan, indien nodig, deze informatie delen met het bestuur zodat met de betreffende club kan worden gesproken.

        Namens het bestuur alvast bedankt voor jullie medewerking.